Xact undersøkelsesmal

Onboarding- og exitundersøkelser

_K9A3201

Hvordan beholder man sine eksisterende og verdifulle medarbeidere?

Innsikt fra onboarding- og exitundersøkelser gir deg gode verktøy for å motvirke turnover. Å beholde dine ansatte kan ikke bare redusere kostnadene ved hyppige ansettelsesprosesser, men det kan også styrke organisasjonskulturen og fremme kontinuitet og kompetanseutvikling blant ansatte

Onboardingundersøkelser gir innsikt i hvordan nyansattes førsteinntrykk er av selskapet, noe som kan bidra til å identifisere områder der forbedringer er nødvendig.

Exitundersøkelser gir innsikt i årsakene til om medarbeideren opplevde mulig slitasje, og gir en mulighet til å proaktivt arbeide problemer og forbedre arbeidsmiljøet.

Employee_Engagement

Gjennomfør profesjonelle onboarding- og exitundersøkelser

I Xact by Rambøll har vi utviklet spørreskjemaer for onboarding- og exitundersøkelser. Spørreskjemaene er utviklet på bakgrunn av en rekke samarbeid med private og offentlige virksomheter som har lykkes med å beholde sine ansatte, som du nå kan  ta i bruk.

Spørreskjemaene gir kunnskap om hvordan ansatte opplever inntredelsen i organisasjonen, men også om årsaker til at den enkelte medarbeider slutter i organisasjonen, hva som bør skje i fremtiden, samtidig som det spesifikt spørres om stillingen til den enkelte ansatte som slutter i jobben. 

I spørrerammen inneholder overlappende spørsmål med Rambølls generiske spørreskjema for medarbeiderundersøkelser. Dette er nyttig med tanke på å synliggjøre forskjeller i svar fra ansatte som er nyansatte, som har vært ansatt over lengre tid, og ansatte som nettopp har sluttet. 

Tips før du tar i bruk onboarding- og exitundersøkelser

  • Forankre undersøkelsene i organisasjonen – utdyp og avklar hvorfor, hvordan og hvor lenge 
     
  • Er alle med på det? Vær oppmerksom på at ikke alle ledere nødvendigvis vil like exitundersøkelser  
     
  • Har vi ressursene? Skal vi gjøre det manuelt eller automatisere? Det er fordeler og ulemper 
     
  • Utarbeide gode og omfattende spørreskjemaer – gjerne basert på Rambølls standarder 
     
  • Vær oppmerksom på svarprosenten – spesielt på exitundersøkelsen er det viktig å være rask med å sende ut invitasjon 
  • Vurder konfidensialitet/anonymitet og hvordan du rapporterer 
     
  • Følg opp og bruk resultatene – på alle organisatoriske nivåer 

 

image-png-1

Temaer og spørsmål

Malene inneholder blant annet spørsmål om:

Onboarding:

    • Kultur
    • Rolleforståelse
    • Kollegialt nettverk
    • Samarbeid
    • Fornøydhet 
    • Mestring

Exit

    • Fornøydhet med vilkår
    • Arbeidsmiljø
    • Lederrelasjon 
    • Sluttgrunn 
    • Fremtidig arbeid

Erfaringer tilsier at ved å rette søkelyset mot disse temaene, vil ansatte i større grad oppleve seg verdsatte og organisajsonen gis mulighet for utvikling, samtidig som undersøkelsene spiller en nøkkelromme i å skifte fokus fra stadige rekturtteringer til å beholde de allerede verdifulle ansatte.

Spørsmålene er også “tidløse” slik at de egner seg til å kunne måles over tid for å avdekke utvikling og trender.

003_AdobeStock_359439853

Spørsmålsform og svarskala

Flere av spørsmålene er utformet slik at respondentene vurderer sin opplevelse av noe. Vi anbefaler i disse tilfellene en svarskala som både er enkel for respondentene å forholde seg til, og som gir resultater som er enkle å tolke.

En 5-punkts skala er intuitiv å ta stilling til for respondentene, og muliggjør statistiske analyser, se neste avsnitt.

Vi anbefaler en så enkel oppbygning som mulig der flere spørsmål har lignende form og skala. Selv om alternativene kan ha forskjellig ordlyd, har de til felles at de er 5-punkts skalaer der 1 er negativt og 5 er positivt. Dette gjør både deltakelse og analyse og tolkning enkelt.

Undersøkelsen inneholder også andre spørsmålsformer, med både Ja/Nei-spørsmål, spørsmål der respondenten blir bedt om å prioritere mellom forskjellige områder, og åpne spørsmål.

Åpne spørsmål

I mange tilfeller er det hensiktsmessig å gi respondentene mulighet til å gi åpne tilbakemeldinger. Slike åpne spørsmål kan gi verdifull innsikt, og supplerer de kvantitative resultatene på en god måte.

Merk at dersom man ikke vil ha kapasitet til å tolke og forholde seg til åpne kommentarer, bør det heller ikke inkluderes.

Åpne kommentarer kan innebære en viss risiko når det kommer til personvern. Bruk av åpne kommentarfelt bør derfor innledes med en oppfordring om å ikke oppgi identifiserende informasjon om seg selv eller andre.

Åpne spørsmål bør være frivillig å svare på. Innsikt fra åpne spørsmål bør alltid tolkes som noe kvalitativt, og ikke nødvendigvis representativt for hele målgruppen.

illustration-15

Hvordan får jeg tilgang til undersøkelsesmaler?

Når du oppretter en ny undersøkelse i Xact kan du opprette en tom undersøkelse, velge en av din virksomhets forhåndsdefinerte grafiske maler, eller en Xact-mal.

Du kan opprette nye undersøkelser på to måter.

Opprett undersøkelse under Hjem

1. Klikk på Opprett når du er på Hjemområdet.

2. Velg Undersøkelsesmal.

3. Skriv inn navnet på undersøkelsen, velg plassering i mappestrukturen og klikk Opprett.

4. Du kan nå ta i bruk undersøkelsesmalen.

Opprett undersøkelse i fanen Undersøkelser

1. Klikk på Opprett undersøkelse, når du er i fanen Undersøkelser. Velg din mal fra listen.

2. Skriv inn undersøkelses navn og klikk Enter.

3. Du kan nå ta i bruk undersøkelsesmalen.

Hvordan bruker jeg undersøkelsmalen?

Spørreskjema

Du redigerer undersøkelsen på samme måte som du ville ha gjort i en vanlig undersøkelse.

I spørreskjemaredigereren kan du oppdatere til deres virksomhets navn på relevante steder, samt informasjonstekster. I noen spørsmål kan du legge til virksomhetens navn. 

Du kan selvsagt legge til egendefinerte spørsmål, endre de eksisterende og fjerne spørsmål dere ikke trenger.

Datainnsamling

Du distribuerer undersøkelsen som du skulle ha gjort i en vanlig undersøkelse. Dette vil si at du oppretter den bakgrunnsinformasjonen du trenger for å kunne få resultatfremstillinger som dekker deres behov.

Rapportering 

I fanen Presentasjon ligger det en ferdig rapport som du kan ta utgangspunkt i.

Dersom du har gjort endringer i spørreskjema kan det være du må slette tomme spørsmål eller legge til egendefinerte spørsmål. 

Vi anbefaler at du eksporterer rapporten til PDF-format.

mal_7

Oppfølging av resultater

1. Undersøke og kartlegge

2. Analysere styrker og svakheter

3. Iverksette tiltak

4. Vurdere resultatet av arbeidet

Generell veiledning
vignetter_samlet_visual_data

Har du spørsmål?