Onboarding & offboarding: Hvordan unngår du å miste ansatte?

I denne artikkelen vil vi utforske viktigheten av onboarding- og exitundersøkelser som en strategisk tilnærming for å beholde ansatte.

Arbeidsmarkedet har gjennomgått betydelige endringer de siste årene, og konkurransen om talentene er hard. Derfor er organisasjonenes evne til å beholde sine ansatte av stor betydning. 

Mangel på arbeidskraft er ikke bare begrenset til spesifikke fagområder som IT eller sykepleiere. Tvert imot spenner problemet over et bredt spekter av stillingskategorier og bransjer. 

Å beholde ansatte kan ikke bare redusere kostnadene ved hyppige ansettelsesprosesser, men det kan også styrke organisasjonskulturen og fremme kontinuitet og kompetanseutvikling blant ansatte.  

For å oppnå dette er det avgjørende å forstå nøkkelfaktorene som påvirker en ansattes beslutning om å forbli i eller forlate en organisasjon. 

I denne artikkelen vil vi utforske viktigheten av onboarding- og exitundersøkelser som en strategisk tilnærming for å beholde ansatte.  

Flyttet fokus fra å rekruttere til å beholde

I næringslivet har det tradisjonelt vært en sterk vekt på rekruttering som en måte å sikre sin arbeidsstyrke på. Bedrifter og organisasjoner har brukt betydelige ressurser på å tiltrekke seg kandidater, velge de beste talentene og bringe få dem i bord i selskapet.  

Selv om rekruttering utvilsomt er avgjørende for å bygge en konkurransedyktig organisasjon, bør det i dag være et skifte i fokus fra å rekruttere til å beholde de eksisterende, verdifulle medarbeiderne. 

 

Som Xact-kunde har du tilgang til ferdige maler for onboarding- og exitundersøkelser, samt en rekke andre undersøkelsesmaler.

Er du ikke Xact-kunde? Les mer om spørreskjemaverktøyet SurveyXact her

“Det er med andre ord bortkastet tid og energi å skru opp kranen for å få mer vann i badekaret, før du har forsikret deg om at pluggen i bunnen er plugget inn”

Flemming Lorenz

HR-ekspert, Xact by Rambøll


Last ned spørreskjemaene her

Vil du gjøre det enklere å gjennomføre din onboarding/exit-undersøkelse?

 

Hent dem her 

 

 

onboarding_exit_cover

Rambølls undersøkelse blant HR-medarbeidere, 2022

Studien fant at HR-medarbeideres største utfordringer er å rekruttere erfarne medarbeidere og miste ansatte til konkurrerende organisasjoner, samt å beholde nøkkelmedarbeidere.  

onboarding_exit_graphics_001_NO

Personalomsetning – hvor dyrt kan det være?

Som nevnt er bevaring av ansatte viktigere enn noensinne. For det er en kostbar affære å skifte ut ansatte – og vanligvis også dyrere enn mange er klar over. Kanskje du tenker: "Hvor dyrt kan det være ... Vi bruker jo bare noen tusenlapper på en ny stillingsannonse og ansetter en rekrutterer i noen timer»? 

Men når man ser nærmere på kostnadene forbundet med å skifte ut en ansatt på grunn av for eksempel oppsigelse, er det plutselig mer omfattende.  

Det handler nemlig om manglende kontinuitet, økt press fra kolleger, høyere sykefravær, tapte forretningsmuligheter, kundeflukt, tap av kunnskap, kollegers lavere effektivitet fordi man må lære opp nye kolleger, lavere effektivitet før den nyansatte er helt i gang og mye mer.  

I tillegg er det dyrt å ansette, lære opp og integrere nye medarbeidere. 

Ulike former for turnover

Ikke alle oppsigelser kan eller bør unngås. Innimellom kan det være feilrekrutteringer, hvor ansatte mistrives eller ikke passer inn eller lignende.  

Oppsigelsene organisasjonen bør rette søkelyset mot, er dem da ansatte selv initierer oppsigelsen og organisasjonen helst skulle vært foruten. Dette kan eksempelvis være i forhold til ansatte som bidrar til å løse kjerneoppgavene, men som fungerer godt kollegialt – og kanskje til og med utgjør en yrkesgruppe preget av knapphet og derfor mer konkurranseutsatte.  

onboarding_exit_graphics_002_NO

Hva koster personalomsetning?

Ligningen som kan brukes for å komme frem til hva personalomsetningen koster er:  
Antall ansatte X personalomsetning X gjennomsnittslønn X "faktor" (andel av en årslønn som det koster å erstatte den enkelte ansatte – se tabell under)  

 

Turnover Costs Summary

 

Job type/category

Turnover Cost Ranges
Percentage of Annual Wage/Salary

Entry level – Hourly, nonskilled (e.g., fast food worker) 30-50
Service/production workers – hourly (e.g., courier) 40-70
Skilled hourly (e.g., machinist) 75-100
Clerical/administrative (e.g., scheduler) 50-80
Professional (e.g., sales representative, nurse, accountant) 75-125
Technical (e.g., computer technician) 100-150
Engineers (e.g., chemical engineer) 200-300
Specialists (e.g., computer software designer) 200-400
Supervisors/team Leaders (e.g., section supervisor) 100-150
Middle Managers (e.g., department manager) 125-200

 

*Percentages are rounded to reflect the general range of costs from studies. Costs are loaded to include all the costs of replacing an employee and bringing him/her to the level of productivity and efficiency of the former employee.

 

Tabellen ovenfor er oppført på side 69 i Jack Phillips bok "Managing Employee Retention" (2003) og viser hvor mange prosent av årslønnen det vanligvis koster å erstatte en ansatt i de forskjellige kategoriene.  Tallene er basert på omfattende data samlet inn på globalt plan.  

Hvis vi i en organisasjon med 1000 ansatte kan få bare én av 10 ansatte til å bli i stedet for å lete etter jobb et annet sted, vil det være en besparelse på et betydelig millionbeløp.  

Kostnaden ved en innsats må selvsagt ses i lys av innsparingspotensialet, men dersom vi klarer å beholde bare én ansatt årlig som ellers ville ha sluttet, vil det i stor grad dekke kostnadene ved å gjennomføre systematiske, kvantitative onboarding- og exitundersøkelser.  

”25 prosent av alle nyansatte har sluttet i stillingen før det første året er omme. [...] Forskning indikerer at god onboarding øker ansattes engasjement, forkorter tiden før oppnådd full ytelse, reduserer stress og øker tilfredshet og ansettelsesvarighet.”

Harpelund og Højbjerg

”Onboarding” (2016), s. 7-8.


Onboarding- og exitundersøkelser som verktøy i arbeidet med å beholde ansatte

Å beholde ansatte reduserer personalomsetningskostnadene og bidrar til økonomisk stabilitet. I tillegg er bevaring viktig for å bygge et sterkt og engasjert team.  

Når ansatte føler seg verdsatt, samt har muligheten til å utvikle seg og avansere i organisasjonen, er det mer sannsynlig at de presterer på sitt beste. Medarbeidertilfredshet og engasjement har en direkte innvirkning på produktivitet og kvalitet. 

Onboarding- og exitundersøkelser spiller en nøkkelrolle i å skifte fokus fra rekruttering til fastholdelse. Onboarding-undersøkelser gir innsikt i hvordan ansatte opplever sitt første inntrykk av organisasjonen, noe som kan bidra til å identifisere områder der forbedringer er nødvendig for å øke bevaringen av ansatte. Exitundersøkelser gir innsikt i årsakene til ansattes oppsigelsesgrunnlag, og gir mulighet til å proaktivt ta opp problemer og forbedre arbeidsmiljøet. 

Det er viktig å forstå at fastholdelse og rekruttering ikke er motstridende, men komplementære. En sterk fastholdelsesstrategi kan øke attraktiviteten for potensielle kandidater og redusere behovet for hyppig rekruttering. Bedrifter som fokuserer på å beholde investeringer, investerer i trivsel og utvikling av sine ansatte, noe som til slutt fører til en mer bærekraftig og vellykket organisasjon. 

Fordeler og ulemper med onboardingundersøkelser

H3: Onboardings-undersøkelser  

Fordeler 

  • Personlig 
  • Detaljerte beskrivelser 
  • Tilpasning til den enkeltes situasjon 

Ulemper:  

  • Ikke anonymt 
  • Påvirket av relasjoner med leder/HR 
  • Vanskelig å systematisere helt 
vignetter_samlet_Onboarding_and_exit_001

Fordeler og ulemper med exitundersøkelser

Exitundersøkelser  

Fordeler 

  • Anonymt 
  • Kan systematiseres 
  • Mulighet for automatisering 

 

Ulemper  

  • Kan oppleves upersonlig 
  • Får vi svar fra alle? 
vignetter_samlet_Onboarding_and_exit_002

Spørsmål til din onboarding- og exitundersøkelse

I Xact by Rambøll har vi utviklet spørreskjemaer for onboarding- og exitundersøkelser. Spørreskjemaene er utviklet på bakgrunn av en rekke samarbeid med private og offentlige virksomheter som har lykkes med å beholde sine ansatte.  

Spørreskjemaene gir kunnskap om hvordan ansatte opplever inntredelsen i organisasjonen, men også om årsaker til at den enkelte medarbeider slutter i organisasjonen, hva som bør skje i fremtiden, samtidig som det spesifikt spørres om stillingen til den enkelte ansatte som slutter i jobben. 

I spørrerammen er det overlappende spørsmål med Rambølls generiske spørreskjema for medarbeiderundersøkelser. Dette er nyttig med tanke på å synliggjøre forskjeller i svar fra ansatte som er nyansatte, som har vært ansatt over lengre tid, og ansatte som nettopp har sluttet. 

 Som Xact-bruker har du tilgang til ferdigprogrammerte spørreskjemaer med tilhørende rapportmal. Les mer her.

Tips før du tar i bruk onboarding- og exitundersøkelser

  • Forankre undersøkelsene i organisasjonen – utdyp og avklar hvorfor, hvordan og hvor lenge 
     
  • Er alle med på det? Vær oppmerksom på at ikke alle ledere nødvendigvis vil like exitundersøkelser  
     
  • Har vi ressursene? Skal vi gjøre det manuelt eller automatisere? Det er fordeler og ulemper 
     
  • Utarbeide gode og omfattende spørreskjemaer – gjerne basert på Rambølls standarder 
     
  • Vær oppmerksom på svarprosenten – spesielt på exitundersøkelsen er det viktig å være rask med å sende ut invitasjon 

  • Vurder konfidensialitet/anonymitet og hvordan du rapporterer 
     
  • Følg opp og bruk resultatene – på alle organisatoriske nivåer 

 

Flemming Lorenz

Department Manager

M +45 51 61 81 26

FEL@ramboll.com

 

 

portrait_circle_FEL