Pulsundersøkelser – en kilde til løpende innsikt

Pulsundersøkelser, også kjent som pulsmålinger, spotmålinger eller «løypemeldinger», er kortere kartlegginger gjennomført med høyere frekvens. Spørreskjemaene i pulsundersøkelser bør være så korte at de ikke tar mer enn et par/tre minutter å fylle ut for medarbeiderne. 

Formålet med pulsundersøkelser er å sørge for at fokus holdes fortløpende på de riktige tingene. Dette gir ledere og organisasjoner muligheten til løpende overvåke endringer i medarbeiderengasjement og raskt reagere på oppståtte utfordringer. - Gjennom å kartlegge medarbeidernes opplevelser av egne rammer hyppigere, sikrer vi at evaluering og utvikling ikke blir et årlig «stunt», men en løpende og naturlig arbeidsprosess. 

Ved å håndtere medarbeidernes bekymringer og positive opplevelser raskt, fremmes et sunt, trygt og produktivt arbeidsmiljø. Når det er sagt, så har den tradisjonelle årlige medarbeider- eller engasjementsundersøkelsen også sine fordeler. Spesielt når en årlig underøkelse kombineres med hyppigere pulsundersøkelser, skapes en god balanse mellom dypere innsikt på tvers av organisasjonen og mer oppdatert informasjon om spesifikke forhold.  

Pulsundersøkelser gir organisasjoner muligheten til å skaffe en jevn strøm av aktuelle og pålitelige data om medarbeidernes trivsel og engasjement over tid.

Dette gir hyppigere innsikt i hvordan endringer i arbeidsmiljøet påvirker medarbeidernes hverdag, som i neste omgang har en effekt på både trivsel, produktivitet og engasjement.  

Gjennom jevnlige pulsundersøkelser, kan organisasjoner raskt identifisere utfordringer og handle proativt fremfor reaktivt.

Dette muliggjør implementering av endringer og forbedringer før problemene eskalerer, eller i verste fall at nøkkelmedarbeidere forlater organisasjonen. Nærhet mellom en gitt innsats og evaluering av effekt gir også en langt bedre forutsetning til å avgjøre om et tiltak har virket, eller om det må gjøres justeringer.  

Pulsundersøkelser tydeliggjør organisasjonens aktive interesse for medarbeidernes holdninger og behov. Når ledelsen viser oppriktig interesse for medarbeidernes forhold og situasjon, gir det også et tydelig signal til medarbeiderne om at de spiller en viktig rolle i organisasjonen og at deres velvære blir ivaretatt. Dette fordrer selvfølgelig at resultatene og innsikten blir brukt og handlet på. 

Pulsundersøkelser måler ikke bare sider ved arbeidsmiljøet; de er også en del av forbedringskulturen. Ved å ta i bruk pulsundersøkelser som en sentral del av virksomhetens arbeidsmåte, bygger dere en sterk forpliktelse for kontinuerlig utvikling - både på organisatorisk nivå og individ nivå.

Regelmessige pulsundersøkelser oppfordrer samtidig ledere til å forplikte seg til initiativer og følge opp handlingsplaner gjennom hele året. På samme måte som ledere kan måle fremgangen i sine innsatser og korrigere strategiene sine hvis det er nødvendig. 

Pulsundersøkelser kan også være et effektivt verktøy når organisasjonen eller avdelinger går gjennom større endringer. Endringer påvirker arbeidsmiljøet, og medarbeidere kan oppleve endringene forskjellig.

I perioder med endringer kan det derfor være viktig å måle og diskutere engasjement hyppigere - også i perioden etter at endringen er iverksatt. Erkjennelse av behovet for endringer, aksept for valgte endringsprosesser og status ønskede effekter av endringene er også ofte innhold i slike «ad-hoc» kartlegginger.   

Pulsundersøkelser setter ofte søkelys på spesifikke emner, heller enn å være generelle i sin tematikk.

Dette gjør det mulig å dykke dypere inn i spesifikke utfordringer eller initiativer, noe som gir mer relevante og handlingsorienterte innsikter for å fremme engasjement.

Metoden egner seg godt til å rette fokus på aktuell tematikk og sørge for at organisasjonen som helhet setter dette på agendaen. Strategiske fokusområder er en slik tematikk som ofte inkluderes i puls. 

Brukes pulsundersøkelsen kun for et enkelt område eller afdeling kræver det typisk mindre planlægning, da målingen vedrører færre medarbejdere og ikke involverer initiativer for hele organisationen. Derfor kan undersøgelsen også bruges mere spontant og efter behov.

Bruk av pulsundersøkelser representerer mange spennende muligheter, som medfører ønskede effekter. Metoden innebærer imidlertid også noen risikofaktorer, dersom tilnærmingen gjennomføres på en lite gjennomtenkt måte. Puls i seg selv løser ingen ting.  

Manglende klarhet i formål: 

For å unngå forvirring og motstand blant medarbeidere og ledere, må formålet med pulsundersøkelsen være klart definert og kommunisert tydelig.

For eksempel hva resultatene skal brukes til, og hvordan oppfølging skal gjennomføres. Uten et tydelig formål kan medarbeidernes motivasjon til å delta i målingene reduseres. 

Det er viktig å finne riktig balanse når det gjelder hvor ofte pulsundersøkelser gjennomføres. For hyppige målinger kan skape slitasje og føre til at resultatene ikke blir behandlet på en adekvat måte. Derfor bør organisasjonen tilpasse frekvensen i henhold til sin kultur og evne til å håndtere tilbakemeldinger.

Det er også viktig å holde jevnlig øye med svarprosenten. Hvis svarprosenten blir for lav, kan det påvirke gyldigheten av resultatene. Spesielt der man har en tradisjon for å kartlegge sjelden, skal man vokte seg for å for raskt implementere et måleregime med svært hyppige målinger 

Resultater som indikerer at forholdene ikke er tilfredsstillende, men som ikke blir handlet på, bidrar til måletretthet og manglende tillit til måleregimet.

Det betyr ikke at man alltid skal lage handlingsplaner og insistere på tiltak. Med hyppige pulsundersøkelser kan vi betrakte dette som en «løypemelding» hvor vi får avdekket at vi er på riktig vei, tidligere tiltak har hatt effekt, og nye problemstillinger er ikke under oppseiling.

I slike tilfeller er det greit å fortsette med det som allerede er planlagt og som tydeligvis fungerer. Når det først identifiseres negative resultat, bør det imidlertid fortsatt handles aktivt på.  

Pulsundersøkelser bør ha en balanse mellom resultatmål (for eksempel engasjement, gjennomføringsevne eller vilje til å anbefale) og handlingsrettede spørsmål (temaer som påvirker engasjement).

Hvis man kun måler resultatmål, får man ikke innsikt i hvorfor medarbeidere er engasjerte eller uengasjerte, og det blir vanskelig å handle på det. 

Vær forsiktig med å spørre på for smal tematikk. Når man stiller for få spørsmål, blir det vanskelig både å måle gjennomføringsevne, engasjement og det som påvirker dette. Dersom medarbeiderne sitter igjen med opplevelsen, «er det virkelig dette vi skal fokusere på» og overhodet ikke kjenner seg igjen i tematikkens viktighet, risikerer man å undergrave tillit til metodikken og tiltroen til at det brukes til noe nyttig.  

Les også: Slik kommer du i gang med pulsundersøkelser

Organisasjonspuls: Måler hyppig medarbeidertilfredshet, engasjement og andre strategiske områder på tvers av hele organisasjonen. Innsikten er derfor relevant for HR, toppledelsen og den enkelte avdelingsleder. Organisasjonspuls brukes vanligvis som en del av en større målingsstrategi, der målingsfrekvensen er fastsatt på forhånd for hele organisasjonen. Pulsen blir dermed et viktig verktøy i virksomhetsstyringen og sørger for innsikt og transparens på viktige strategiske områder. 

Teampuls: En måling for en spesifikk enhet, avdeling eller område i organisasjonen. Fokuset ligger på emner som enheten selv har muligheten til å påvirke, eller oppfølging av tidligere resultater og handlingsplaner. Teampuls krever vanligvis mindre planlegging, da målingen gjelder færre medarbeidere og ikke involverer initiativer for hele organisasjonen. Derfor kan undersøkelsen også brukes mer spontant og etter behov. 

Likevel er det enda viktigere å ha tid til å reagere og handle på innsamlede data. Tross alt arbeider vi med mennesker. For å skape positive endringer kreves involvering, refleksjon, erkjennelse og motivasjon for endring. Dette krever noe tid og ressurser også når du bruker pulsundersøkelser. Du kan ikke forvente å måle deg til endringer. Derfor er det avgjørende å ha en klar plan for hvordan du vil bruke data fra pulsundersøkelser for å ta informerte beslutninger og iverksette forbedringstiltak. 

Derfor finner vi det mer hensiktsmessig å måle med litt lengre intervaller i mellomtiden, slik at det gis rom til å reagere og handle på resultatene før du måler igjen. Dette gir mulighet for grundigere oppfølging og bidrar til å sikre at tilbakemeldingen ikke bare samles inn, men også brukes til å skape endringer i arbeidsmiljøet og medarbeiderengasjementet. 

Til syvende og sist handler det om å finne riktig balanse mellom hyppighet og handling. Pulsundersøkelser kan være en verdifull ressurs for organisasjoner, men det er viktig å huske at det ikke bare er antallet av målinger som teller, men hvordan du bruker innsikten og omsetter den til målrettet utvikling.  

I Rambøll anstrenger vi oss for å oppnå denne balansen for å sikre at pulsundersøkelser ikke bare er en teknisk og rutinemessig kartlegging, men en mulighet til å skape positiv endring og drive organisasjonen mot våre felles mål. 

For å lykkes med pulsundersøkelser er det avgjørende at både ledere og medarbeidere er engasjert i prosessen. 

Dette berører to sentrale aspekter: 

For det første må ledere ha et brukervennlig system som er enkelt å forstå og bruke. Det er avgjørende at de kan trekke meningsfull innsikt fra de innsamlede dataene og handle proaktivt på bakgrunn av dem. Dette krever en intuitiv plattform og klare retningslinjer for hvordan data skal tolkes og omsettes til handling. 

For det andre er det viktig at formålet med pulsundersøkelsen er tydelig formulert og kommunisert til både ledere og medarbeidere. Alle må forstå hvorfor disse undersøkelsene skal gjennomføres, og hvordan de bidrar til organisasjonens overordnede mål og medarbeidernes engasjement. Dette skaper en følelse av formål og engasjement i hele organisasjonen. 

Når det gjelder tematikken som kartlegges, er det viktig å finne riktig balanse i henhold til undersøkelsens lengde. Kartleggingsmodellen bør være tilstrekkelig omfattende for å samle pålitelige og meningsfulle data, samtidig som de ikke bør være for lange, da det medføre måletretthet og lavere svarprosenter. 

Derfor er det avgjørende å velge spørsmål nøye og sørge for at de setter søkelys på de mest relevante områdene som vil gagne både medarbeidere og organisasjonen. På den måten kan man oppnå nødvendig innsikt og handlekraft uten å overbelaste deltakerne i undersøkelsen. 

Rambøll tilbyr både standardiserte og skreddersydde løsninger med innhold utviklet av ledende HR-eksperter, samt enkel rapporteringsplattform som kan implementeres raskt og enkelt. Løsningene tilpasses den enkelte organisasjon og kan for eksempel kombineres med større, årlige medarbeiderundersøkelser. 

Før målingene definerer vi sammen med kunden formålet med målingene for å velge den mest egnete løsningen for din organisasjon. Med Xact by Rambøll ved din side, sørger våre erfarne konsulenter for en effektiv implementering og tilbyr kontinuerlig støtte, samt ekstra analyser, opplæring og verktøy. 

Business Psychologist (cand.psych)

Consultant

Xact By Rambøll

M +45 51 61 20 41

anbh@ramboll.com

LinkedIn