Pulsundersøkelser – en kilde til løpende innsikt

Slik kommer du best i gang med pulsundersøkelser

I det moderne arbeidslivet, der organisasjoner konstant må forholde seg til endringer og konkurranse, er medarbeidertilfredshet og et sunt arbeidsmiljø uvurderlige faktorer - de er selve fundamentet som støtter organisasjonens suksess. 

I løpet av de siste 20 årene har det blitt presentert mye forskning som fremhever de positive effektene av engasjerte medarbeidere. For eksempel er det dokumentert sammenheng mellom trivsel og engasjement, opp mot viktige mål som prestasjon, kundetilfredshet og lavere personellomsetning. 

Mange organisasjoner har lenge benyttet årlige trivsels- og engasjementsmålinger. Samtidig vil det for mange være naturlig å måle organisasjonens og medarbeidernes "puls" flere ganger i året. Situasjonsbildet endrer seg fort, og således også medarbeidernes opplevelse av egne rammer og forutsetninger for å lykkes i jobben. Uten denne informasjonen kan man frykte at man havner «bakpå» og ikke handler tidlig nok, eller får evaluert effekter at nye tiltak i tide.  

 

Hva er en pulsundersøkelse?

Pulsundersøkelser, også kjent som pulsmålinger, spotmålinger eller «løypemeldinger», er kortere kartlegginger gjennomført med høyere frekvens. Spørreskjemaene i pulsundersøkelser bør være så korte at de ikke tar mer enn et par/tre minutter å fylle ut for medarbeiderne. 

Pulsundersøkelser gir tidlig innsikt

Formålet med pulsmålinger er å sørge for at fokus holdes fortløpende på de riktige tingene. Dette gir ledere og organisasjoner muligheten til løpende overvåke endringer i medarbeidertrivsel og raskt reagere på oppståtte utfordringer. - Gjennom å kartlegge medarbeidernes opplevelser av egne rammer hyppigere, sikrer vi at evaluering og utvikling ikke blir et årlig «stunt», men en løpende og naturlig arbeidsprosess. 

Ved å håndtere medarbeidernes bekymringer og positive opplevelser raskt, fremmes et sunt, trygt og produktivt arbeidsmiljø. Når det er sagt, så har den tradisjonelle årlige trivsels- eller engasjementsmålingen også sine fordeler. Spesielt når en årlig måling kombineres med hyppigere pulsmålinger, skapes en god balanse mellom dypere innsikt på tvers av organisasjonen og mer oppdatert informasjon om spesifikke forhold.  

Fordeler og fallgruver ved pulsundersøkelser

Organisasjoner og bedrifter som bruker pulsundersøkelser for å analysere medarbeidertilfredshet, står ovenfor flere fordeler.

Nedenfor har våre HR-eksperter og organisasjonspsykologer valgt ut en rekke fordeler og fallgruver ved å bruke pulsundersøkelser.

vignetter_samlet_PULS_001

Fordeler:

Kontinuerlig innsikt i trivsel 

Pulsundersøkelser gir organisasjoner muligheten til å skaffe en jevn strøm av aktuelle og pålitelige data om medarbeidernes trivsel og engasjement over tid.

Dette gir hyppigere innsikt i hvordan endringer i arbeidsmiljøet påvirker medarbeidernes hverdag, som i neste omgang har en effekt på både trivsel, produktivitet og engasjement.  

 

Umiddelbar respons og raskere evaluering av effekter 

Gjennom jevnlige pulsundersøkelser, kan organisasjoner raskt identifisere utfordringer og handle proativt fremfor reaktivt.

Dette muliggjør implementering av endringer og forbedringer før problemene eskalerer, eller i verste fall at nøkkelmedarbeidere forlater organisasjonen.
Nærhet mellom en gitt innsats og evaluering av effekt gir også en langt bedre forutsetning til å avgjøre om et tiltak har virket, eller om det må gjøres justeringer.
 

 

Styrking av medarbeiderengasjement 

Pulsundersøkelser tydeliggjør organisasjonens aktive interesse for medarbeidernes holdninger og behov. Når ledelsen viser oppriktig interesse for medarbeidernes forhold og situasjon, gir det også et tydelig signal til medarbeiderne om at de spiller en viktig rolle i organisasjonen og at deres velvære blir ivaretatt. Dette fordrer selvfølgelig at resultatene og innsikten blir brukt og handlet på. 

Rectangle 3001

 

Kultur for kontinuerlig forbedring 

Pulsundersøkelser måler ikke bare sider ved arbeidsmiljøet; de er også en del av forbedringskulturen. Ved å ta i bruk pulsundersøkelser som en sentral del av virksomhetens arbeidsmåte, bygger dere en sterk forpliktelse for kontinuerlig utvikling - både på organisatorisk nivå og individ nivå.

Regelmessige pulsmålinger oppfordrer samtidig ledere til å forplikte seg til trivselsinitiativer og følge opp handlingsplaner gjennom hele året. På samme måte som ledere kan måle fremgangen i sine innsatser og korrigere strategiene sine hvis det er nødvendig. 

Kartlegg konsekvensene av større forandringer  

Pulsmålinger kan også være et effektivt verktøy når organisasjonen eller avdelinger går gjennom større endringer. Endringer påvirker arbeidsmiljøet, og medarbeidere kan oppleve endringene forskjellig.

I perioder med endringer kan det derfor være viktig å måle og diskutere trivsel hyppigere - også i perioden etter at endringen er iverksatt. Erkjennelse av behovet for endringer, aksept for valgte endringsprosesser og status ønskede effekter av endringene er også ofte innhold i slike «ad-hoc» kartlegginger.   

Spesifikke emner  

Pulsmålinger setter ofte søkelys på spesifikke emner, heller enn å være generelle i sin tematikk.

Dette gjør det mulig å dykke dypere inn i spesifikke utfordringer eller initiativer, noe som gir mer relevante og handlingsorienterte innsikter for å fremme engasjement.

Metoden egner seg godt til å rette fokusaktuell tematikk og sørge for at organisasjonen som helhet setter dette på agendaen. Strategiske fokusområder er en slik tematikk som ofte inkluderes i puls. 

Mål pulsen kun i enkelte deler av organisasjonen  

Bruges pulsmålingen kun for et enkelt område eller afdeling kræver det typisk mindre planlægning, da målingen vedrører færre medarbejdere og ikke involverer initiativer for hele organisationen. Derfor kan undersøgelsen også bruges mere spontant og efter behov.

 

 

Last ned vår e-bok Pulsmålinger fra A til Å

I denne e-boken deler vi praktiske råd og retningslinjer basert på våre erfaringer hos Rambøll og vårt digitale HR-verktøy PeopleXact. Du vil få en guide for å komme i gang med pulsmålinger i din egen organisasjon.

Fallgruver

Bruk av pulsmålinger representerer mange spennende muligheter, som medfører ønskede effekter. Metoden innebærer imidlertid også noen risikofaktorer, dersom tilnærmingen gjennomføres på en lite gjennomtenkt måte. Puls i seg selv løser ingen ting.  

 

Manglende klarhet i formål: 

For å unngå forvirring og motstand blant medarbeidere og ledere, må formålet med pulsmålingene være klart definert og kommunisert tydelig.

For eksempel hva resultatene skal brukes til, og hvordan oppfølging skal gjennomføres. Uten et tydelig formål kan medarbeidernes motivasjon til å delta i målingene reduseres. 

Måletretthet: 

Det er viktig å finne riktig balanse når det gjelder hvor ofte pulsmålinger gjennomføres. For hyppige målinger kan skape slitasje og føre til at resultatene ikke blir behandlet på en adekvat måte. Derfor bør organisasjonen tilpasse frekvensen i henhold til sin kultur og evne til å håndtere tilbakemeldinger.

Det er også viktig å holde jevnlig øye med svarprosenten. Hvis svarprosenten blir for lav, kan det påvirke gyldigheten av resultatene. Spesielt der man har en tradisjon for å kartlegge sjelden, skal man vokte seg for å for raskt implementere et måleregime med svært hyppige målinger 

 

Manglende oppfølging:  

Resultater som indikerer at forholdene ikke er tilfredsstillende, men som ikke blir handlet på, bidrar til måletretthet og manglende tillit til måleregimet.

Det betyr ikke at man alltid skal lage handlingsplaner og insistere på tiltak. Med hyppige pulsmålinger kan vi betrakte dette som en «løypemelding» hvor vi får avdekket at vi er på riktig vei, tidligere tiltak har hatt effekt, og nye problemstillinger er ikke under oppseiling.

I slike tilfeller er det greit å fortsette med det som allerede er planlagt og som tydeligvis fungerer. Når det først identifiseres negative resultat, bør det imidlertid fortsatt handles aktivt på.  

 

Kun måling av trivsel og engasjement, men ikke det som påvirker disse forholdene: 

Pulsmålinger bør ha en balanse mellom resultatmål (for eksempel engasjement, trivsel eller vilje til å anbefale) og handlingsrettede spørsmål (temaer som påvirker engasjement).

Hvis man kun måler resultatmål, får man ikke innsikt i hvorfor medarbeidere er engasjerte eller uengasjerte, og det blir vanskelig å handle på det. 

Vær forsiktig med å spørre på for smal tematikk. Når man stiller for få spørsmål, blir det vanskelig både å måle trivsel, engasjement og det som påvirker dette. Dersom medarbeiderne sitter igjen med opplevelsen, «er det virkelig dette vi skal fokusere på» og overhodet ikke kjenner seg igjen i tematikkens viktighet, risikerer man å undergrave tillit til metodikken og tiltroen til at det brukes til noe nyttig.  

 

Les også: Slik kommer du i gang med pulsundersøkelser

 

vignetter_samlet_data_report

Rambøll pulsmålinger

Mens mange har omfavnet de hyppige målingene som en måte å følge medarbeidernes engasjement og trivsel på, har vi heller valgt å fokusere på kvalitet enn kvantitet når vi gjennomfører pulsmålinger i samarbeid med våre kunder. 

I Rambøll mener vi at pulsmålinger ikke kan stå alene, eller fullt ut bør erstatte de årlige «bredspektrede» engasjementsmålingene. Det er fremdeles nødvendig å ha en oversikt langs et mangfold av faktorer som et arbeidsmiljø tross alt består av. En slik «baseline» vil være et viktig grunnlag for å avgjøre hvilke områder som får prioritet i påfølgende puls-målinger. 

Den store årlige trivsels- og engasjementsmålingen gir en av de beste mulighetene for å få dyptgående innsikt i temaene som vi vet påvirker engasjement. En «baseline» gir også muligheten til å se sammenhenger på tvers av temaer. Høyt stressnivå kan for eksempel skyldes lav rolleklarhet, og denne sammenhengen vil kun bli tydelig når begge parametere måles. «Baseline» målingen kan derfor være viktig for å identifisere riktige innsatsområder på tvers av organisatoriske nivåer, som deretter følges opp med pulsmålinger. 

«Baseline» målingen kan suppleres med pulsmålinger i løpet av året, for eksempel kvartalsvise eller halvårlige målinger. I en slik design kan pulsmålinger brukes for å følge opp innsatsområder identifisert i grunnlinjemålingen, og gripe inn der det fremdeles er utfordringer. 

vignetter_samlet_ramboll_stroke

I Rambøll skiller vi mellom to
hovedtyper av pulsmålinger:

Organisasjonspuls: Måler hyppig medarbeidertilfredshet, engasjement og andre strategiske områder på tvers av hele organisasjonen. Innsikten er derfor relevant for HR, toppledelsen og den enkelte avdelingsleder. Organisasjonspuls brukes vanligvis som en del av en større målingsstrategi, der målingsfrekvensen er fastsatt på forhånd for hele organisasjonen. Pulsen blir dermed et viktig verktøy i virksomhetsstyringen og sørger for innsikt og transparens på viktige strategiske områder. 

Teampuls: En måling for en spesifikk enhet, avdeling eller område i organisasjonen. Fokuset ligger på emner som enheten selv har muligheten til å påvirke, eller oppfølging av tidligere resultater og handlingsplaner. Teampuls krever vanligvis mindre planlegging, da målingen gjelder færre medarbeidere og ikke involverer initiativer for hele organisasjonen. Derfor kan undersøkelsen også brukes mer spontant og etter behov. 

Ikke mål mer enn det du kan handle på

Vi vet at det ikke nødvendigvis handler om hvor ofte du gjennomfører målinger, men heller hvordan du bruker innsamlede data og kunnskap for å skape reell verdi.

Å måle hyppig kan ha sine fordeler, som muligheten til å reagere raskt på utfordringer og ta beslutninger i tide. 

psykologisk_tryghed_01

Likevel er det enda viktigere å ha tid til å reagere og handle på innsamlede data. Tross alt arbeider vi med mennesker. For å skape positive endringer kreves involvering, refleksjon, erkjennelse og motivasjon for endring. Dette krever noe tid og ressurser også når du bruker pulsmålinger. Du kan ikke forvente å måle deg til endringer. Derfor er det avgjørende å ha en klar plan for hvordan du vil bruke data fra pulsmålinger for å ta informerte beslutninger og iverksette forbedringstiltak. 

Derfor finner vi det mer hensiktsmessig å måle med litt lengre intervaller i mellomtiden, slik at det gis rom til å reagere og handle på resultatene før du måler igjen. Dette gir mulighet for grundigere oppfølging og bidrar til å sikre at tilbakemeldingen ikke bare samles inn, men også brukes til å skape endringer i arbeidsmiljøet og medarbeiderengasjementet. 

Til syvende og sist handler det om å finne riktig balanse mellom hyppighet og handling. Pulsmålinger kan være en verdifull ressurs for organisasjoner, men det er viktig å huske at det ikke bare er antallet av målinger som teller, men hvordan du bruker innsikten og omsetter den til målrettet utvikling.  

I Rambøll anstrenger vi oss for å oppnå denne balansen for å sikre at pulsmålinger ikke bare er en teknisk og rutinemessig kartlegging, men en mulighet til å skape positiv endring og drive organisasjonen mot våre felles mål. 

Viktigheten av å anerkjenne verdien av pulsundersøkelsen

For å lykkes med pulsundersøkelser er det avgjørende at både ledere og medarbeidere er engasjert i prosessen. 

Dette berører to sentrale aspekter: 

For det første må ledere ha et brukervennlig system som er enkelt å forstå og bruke. Det er avgjørende at de kan trekke meningsfull innsikt fra de innsamlede dataene og handle proaktivt på bakgrunn av dem. Dette krever en intuitiv plattform og klare retningslinjer for hvordan data skal tolkes og omsettes til handling. 

For det andre er det viktig at formålet med pulsundersøkelsen er tydelig formulert og kommunisert til både ledere og medarbeidere. Alle må forstå hvorfor disse målingene skal gjennomføres, og hvordan de bidrar til organisasjonens overordnede mål og medarbeidernes trivsel. Dette skaper en følelse av formål og engasjement i hele organisasjonen. 

vignetter_samlet_PULS_monitor

articles_PULS

 

Innhold med relevans

Når det gjelder tematikken som kartlegges, er det viktig å finne riktig balanse i henhold til undersøkelsens lengde. Kartleggingsmodellen bør være tilstrekkelig omfattende for å samle pålitelige og meningsfulle data, samtidig som de ikke bør være for lange, da det medføre måletretthet og lavere svarprosenter. 

Derfor er det avgjørende å velge spørsmål nøye og sørge for at de setter søkelys på de mest relevante områdene som vil gagne både medarbeidere og organisasjonen. På den måten kan man oppnå nødvendig innsikt og handlekraft uten å overbelaste deltakerne i undersøkelsen. 

Vil du i gang med pulsundersøgelser?

Med PeopleXact får du tilgang til en plattform der du enkelt kan gjennomføre medarbeiderundersøkelser, pulsundersøkelser og arbeidsmiljøundersøkelser i organisasjonen din.

Du får konkret og handlingsrettet rapportering, som gjør det enkelt å omsette innsikt til handlinger, som skaper trivsel blant ansatte, utvikling og bedre resultater.

Trenger du hjelp med å komme i gang med pulsundersøkelser?

Rambøll tilbyr både standardiserte og skreddersydde løsninger med innhold utviklet av ledende HR-eksperter, samt enkel rapporteringsplattform som kan implementeres raskt og enkelt. Løsningene tilpasses den enkelte organisasjon og kan for eksempel kombineres med større, årlige medarbeiderundersøkelser. 

Før målingene definerer vi sammen med kunden formålet med målingene for å velge den mest egnete løsningen for din organisasjon. Med Xact by Rambøll ved din side, sørger våre erfarne konsulenter for en effektiv implementering og tilbyr kontinuerlig støtte, samt ekstra analyser, opplæring og verktøy. 

Andreas Barfoed-Høj

Business Psychologist (cand.psych)

Consultant

Xact By Rambøll

M +45 51 61 20 41

anbh@ramboll.com

LinkedIn

 

 

portrait_circle_ANBH
Relaterte innlegg