Onboarding- og exitundersøkelser: Hvordan fastholder du dine ansatte?

Ikke alle oppsigelser kan eller bør unngås. Innimellom kan det være feilrekrutteringer, hvor ansatte mistrives eller ikke passer inn eller lignende.  

Oppsigelsene organisasjonen bør rette søkelyset mot, er dem da ansatte selv initierer oppsigelsen og organisasjonen helst skulle vært foruten. Dette kan eksempelvis være i forhold til ansatte som bidrar til å løse kjerneoppgavene, men som fungerer godt kollegialt – og kanskje til og med utgjør en yrkesgruppe preget av knapphet og derfor mer konkurranseutsatte.  

Ligningen som kan brukes for å komme frem til hva personalomsetningen koster er:  
Antall ansatte X personalomsetning X gjennomsnittslønn X "faktor" (andel av en årslønn som det koster å erstatte den enkelte ansatte – se tabell under)  

Turnover Costs Summary

Tabellen ovenfor er oppført på side 69 i Jack Phillips bok "Managing Employee Retention" (2003) og viser hvor mange prosent av årslønnen det vanligvis koster å erstatte en ansatt i de forskjellige kategoriene.  Tallene er basert på omfattende data samlet inn på globalt plan.  

Hvis vi i en organisasjon med 1000 ansatte kan få bare én av 10 ansatte til å bli i stedet for å lete etter jobb et annet sted, vil det være en besparelse på et betydelig millionbeløp.  

Kostnaden ved en innsats må selvsagt ses i lys av innsparingspotensialet, men dersom vi klarer å beholde bare én ansatt årlig som ellers ville ha sluttet, vil det i stor grad dekke kostnadene ved å gjennomføre systematiske, kvantitative onboarding- og exitundersøkelser.  

Å beholde ansatte reduserer personalomsetningskostnadene og bidrar til økonomisk stabilitet. I tillegg er bevaring viktig for å bygge et sterkt og engasjert team.  

Når ansatte føler seg verdsatt, samt har muligheten til å utvikle seg og avansere i organisasjonen, er det mer sannsynlig at de presterer på sitt beste. Medarbeidertilfredshet og engasjement har en direkte innvirkning på produktivitet og kvalitet. 

Onboarding- og exitundersøkelser spiller en nøkkelrolle i å skifte fokus fra rekruttering til fastholdelse. Onboarding-undersøkelser gir innsikt i hvordan ansatte opplever sitt første inntrykk av organisasjonen, noe som kan bidra til å identifisere områder der forbedringer er nødvendig for å øke bevaringen av ansatte. Exitundersøkelser gir innsikt i årsakene til ansattes oppsigelsesgrunnlag, og gir mulighet til å proaktivt ta opp problemer og forbedre arbeidsmiljøet. 

Det er viktig å forstå at fastholdelse og rekruttering ikke er motstridende, men komplementære. En sterk fastholdelsesstrategi kan øke attraktiviteten for potensielle kandidater og redusere behovet for hyppig rekruttering. Bedrifter som fokuserer på å beholde investeringer, investerer i trivsel og utvikling av sine ansatte, noe som til slutt fører til en mer bærekraftig og vellykket organisasjon. 

H3: Onboardings-undersøkelser  

Fordeler:  

• Personlig 

• Detaljerte beskrivelser 
• Tilpasning til den enkeltes situasjon 

Ulemper:  

• Ikke anonymt 
• Påvirket av relasjoner med leder/HR 
• Vanskelig å systematisere helt 

Exitundersøkelser  

Fordeler:  

• Anonymt 
• Kan systematiseres 
• Mulighet for automatisering 

Ulemper  

• Kan oppleves upersonlig 
• Får vi svar fra alle? 

I Xact by Rambøll har vi utviklet spørreskjemaer for onboarding- og exitundersøkelser. Spørreskjemaene er utviklet på bakgrunn av en rekke samarbeid med private og offentlige virksomheter som har lykkes med å beholde sine ansatte.  

Spørreskjemaene gir kunnskap om hvordan ansatte opplever inntredelsen i organisasjonen, men også om årsaker til at den enkelte medarbeider slutter i organisasjonen, hva som bør skje i fremtiden, samtidig som det spesifikt spørres om stillingen til den enkelte ansatte som slutter i jobben. 

I spørrerammen er det overlappende spørsmål med Rambølls generiske spørreskjema for medarbeiderundersøkelser. Dette er nyttig med tanke på å synliggjøre forskjeller i svar fra ansatte som er nyansatte, som har vært ansatt over lengre tid, og ansatte som nettopp har sluttet. 

• Forankre undersøkelsene i organisasjonen – utdyp og avklar hvorfor, hvordan og hvor lenge 
   
• Er alle med på det? Vær oppmerksom på at ikke alle ledere nødvendigvis vil like exitundersøkelser  
   
• Har vi ressursene? Skal vi gjøre det manuelt eller automatisere? Det er fordeler og ulemper 
   
• Utarbeide gode og omfattende spørreskjemaer – gjerne basert på Rambølls standarder 
   
• Vær oppmerksom på svarprosenten – spesielt på exitundersøkelsen er det viktig å være rask med å sende ut invitasjon 
  
  
• Vurder konfidensialitet/anonymitet og hvordan du rapporterer 
   
• Følg opp og bruk resultatene – på alle organisatoriske nivåer