6 spørsmål som sikrer at du får fullt utbytte av medarbeiderundersøkelser

• Hvordan koker du resultatene ned til en konkret handlingsplan som tar all den nye kunnskapen og omdanner den til praktiske tiltak som skaper en merkbar forskjell i arbeidsdagen til de ansatte?
• Hvordan prioriterer du områder og tiltak?
• Hva slags tiltak er nødvendige?
• Har du noen tanker om hvorfor resultatene ser ut som de gjør?
• Er det fremskritt eller tilbakegang i forhold til forrige undersøkelse?
• Hvorfor/hvorfor ikke?

Hvis du også stiller deg noen av de ovennevnte spørsmålene, er du ikke alene.

De færreste er i stand til å vurdere og tolke resultatene fra enhver undersøkelse på egen hånd. Uten riktig hjelp og veiledning risikerer du å ikke få optimal utnyttelse av målingen.

Det finnes likevel en liten håndfull faktorer som går igjen på tvers av nesten alle spørreskjemaundersøkelser og kunnskapsinnsamlinger.

Nedenfor gir vi deg vårt forslag til de seks viktigste faktorene. Hvis du har kontroll på dem før du begynner å utarbeide handlingsplanen din, er du godt på vei

Ikke glem de positive resultatene.

Det er lett å umiddelbart fokusere på og identifisere de negative resultatene. Dette er helt naturlig da målingen vanligvis brukes i en utviklings- og forbedringsprosess.

De positive resultatene inneholder imidlertid viktige erfaringer som kan brukes til å styrke andre områder. Dialog om de positive resultatene er også viktig for å skape motivasjon og etablere en positiv identitet som en enhet/organisasjon.

I tillegg bidrar det til å fremme utviklingsarbeidet på andre områder.

Er det resultater som du eller andre ledere ikke kjenner igjen eller ikke kan relatere dere til?

Da er det er viktig å være ekstra nysgjerrig på hva disse uttrykker.

Målet er ikke nødvendigvis at du eller de berørte lederne skal være enige med medarbeiderne når det gjelder vurderingen.

Men du må forstå hvorfor de svarer som de gjør. Dette gjelder for alle resultater som overrasker deg, uavhengig av om de er positive eller negative. Hvis du ikke gjør det, risikerer du å overse viktig informasjon som kan brukes til å planlegge og prioritere oppfølgende tiltak.

I dashbordene kan du arbeide med filter og sammenligningsgrunnlag. Et filter gir deg muligheten til å bestemme akkurat hvilke data som skal vises. Med sammenligninger kan du sammenligne resultater, noe som kan gi et godt overblikk over flere ting.

Her er det også viktig å følge med på hvordan forskjellige avdelinger eller enheter i organisasjonen vurderer det samme området.

For eksempel har noen drivere systematisk tendens til å bli vurdert høyere/lavere enn andre. Derfor, hvis du legger merke til en lav score på et område, er det ofte relevant å se om scoren også er lav i sammenligning med andre enheter.

Hvis et resultat avviker betydelig fra resten av organisasjonen, er det viktig å forstå hvorfor.

Bonus: Vær generelt oppmerksom hvis du har en liten enhet og resultatene dine derfor er basert på få svar. I en avdeling med for eksempel fem ansatte påvirkes resultatet betydelig av én enkelt ansatt. En score er derfor ikke nødvendigvis uttrykk for de ansattes generelle opplevelse, men kan være påvirket av enkelte ekstreme (svært positive/negative) individuelle svar.

Hvis det er mulig, er det selvfølgelig relevant å sammenligne resultatene med forrige måling.

Å sammenligne hver avdeling med seg selv er for så vidt det mest relevante sammenligningsgrunnlaget - og i mange tilfeller det første du bør se på når du får resultatene i hendene.

Har resultatene gått frem eller tilbake?

I forlengelse av punkt 3 ovenfor, hvis resultatene viser betydelige endringer, er det relevant å vurdere hvorfor.

Er det områder hvor det er gjort en spesiell innsats? Er det ting som er gjort annerledes? Har det vært endringer i de eksterne/interne rammene?

Ved tolkning av resultatene er det vanligvis en god idé å se på sammenhenger på tvers av ulike områder.

Ofte vil områdene i sammenheng gi et mer nyansert bilde enn hvis du kun fokuserer på enkeltresultater. I tilfeller der flere områder systematisk viser lave eller høye resultater, er det naturlig å vurdere hvordan de henger sammen.

Her er et konkret eksempel:

I resultatene fra en medarbeiderundersøkelse har en avdeling lav score på "gjennomføringsevne" og samtidig lav score på "rolleklarhet" og "målrettet ledelse".

Dette tyder på at medarbeiderne her mangler klarhet i ansvar og forventninger, og dermed har vanskeligheter med å jobbe effektivt, gjennomføre tiltak og oppnå fastsatte mål.

Ingen er like. Medarbeidere kan oppleve og vurdere en og samme situasjon forskjellig, og derfor svare ulikt på samme spørsmål.

Kanskje Anastasia elsker kantinens veganske retter, mens Marianne overhodet ikke kan fordra dem fordi hun synes de bruker for mye hummus.

Som mennesker har vi ulike preferanser og karakteristikker. Det som er positivt for noen, er ikke nødvendigvis positivt for andre.

Av samme grunn, når du vurderer resultatet på et område, er det stor forskjell på om medarbeiderne generelt er enige i vurderingen - eller om de vurderer det veldig forskjellig.

Variasjon og generelle svingninger er derfor helt naturlig.

Men hvis det er stor variasjon, er det ikke nødvendigvis hensiktsmessig å implementere samme tiltak for hele avdelingen. Det vil si, hvis du ikke gjør endringer i kantinens veganske retter, vil Marianne fortsatt være misfornøyd; hvis du derimot endrer rettene, risikerer du at Anastasia blir misfornøyd.

Ingen av tiltakene er ideelle.

I stedet er det ofte bedre å følge opp situasjonen med den enkelte medarbeider.

Er du klar over og kan du svare tilfredsstillende på de seks spørsmålene nevnt ovenfor, da er du godt på vei til å oppnå fullt utbytte av din medarbeiderundersøkelse, pulsundersøkelser eller annen undersøkelse du nettopp har fullført.

Men dette er selvfølgelig bare begynnelsen. Det harde arbeidet begynner nå, hvor handleplanen skal legges, tiltak skal planlegges, oppfølgingsmøter skal holdes, og så videre og så videre.

Hvis du har spørsmål om dette, er du velkommen til å ta kontakt med Xact via kontaktskjemaet på nettsiden vår, eller med din kontaktperson hos Xact. 

HR-ekspert

Consultant

Xact By Rambøll

M +45 51 61 81 26

fel@ramboll.com

Linkedin