Verdien av medarbeiderundersøkelser avhenger av oppfølgingen

Skal du ha suksess med medarbeiderundersøkelser, er oppfølging helt essensiell. Det er her organisasjonen kan omsette innsikt til handling, som bidrar til høyere engasjement og bedre trivsel på arbeidsplassen.

Flemming Lorenz

Avdelingsleder og HR-ekspert

God oppfølging er veien til en vellykket medarbeiderundersøkelse.

Din virksomhet har tatt et stort og viktig skritt. Hele undersøkelsen er gjennomført, dere har gått igjennom resultatene, og nå skal det "bare" settes i gang noen tiltak.

Men vil du høre den kjedelige sannheten?

Det er mye som kan stjele oppmerksomheten i prosessen med å iverksette nye tiltak.

Kanskje får e-poster og oppgaver som bare-må-leveres-i-dag tiden til å løpe i vei, eller kanskje veier resultatene fra undersøkelsen tungt på deg, og alt virker litt uoversiktlig.

Det kan være mange hindringer.

Og ja, du må sette av tid i kalenderen til oppfølgingen, som til enhver annen oppgave. Men gevinsten er at det i høy grad kan bidra til organisasjonens verdiskaping og heve blant annet medarbeidertilfredshet, engasjement og prestasjon.

En verdiskapende medarbeiderundersøkelse er først og fremst en medarbeiderundersøkelse som det blir handlet på.

Oppfølgingen begynner allerede før undersøkelsen.

Det krever en god porsjon ressurser og vilje for å lage en god oppfølging. Og oppfølgingen starter allerede før undersøkelsen sendes ut, der du må avklare hva resultatene av undersøkelsen skal brukes til.

Ønsker dere å unngå stress eller mobbing på arbeidsplassen? Er målet å skape bedre kommunikasjon mellom medarbeidere og ledelse? Eller har dere en ambisjon om å senke sykefraværet og fremme trivsel på arbeidsplassen?

Avhengig av typen medarbeiderundersøkelse, vil formålet også variere. Er det for eksempel snakk om en tradisjonell medarbeiderundersøkelse, en pulsundersøkelse, arbeidsmiljøkartlegging eller ledervurdering?

Felles for alle undersøkelser er imidlertid at hvis formålet med undersøkelsen er uklart, får du ikke stilt de riktige spørsmålene og får derfor heller ikke de riktige svarene. Ha derfor et helt klart mål med undersøkelsen. Da blir det lettere å gå videre med en god oppfølging.

Oppskriften på den gode oppfølgingen

Finnes det en perfekt oppskrift på den gode oppfølgingen av undersøkelser?

Det korte svaret er nei.

For alle selskaper, organisasjoner og avdelinger er forskjellige. Derfor fungerer ikke nødvendigvis det samme i to ulike organisasjoner.

Vi har imidlertid noen grunnleggende prinsipper du kan ta utgangspunkt i.

1. Del resultatet med medarbeiderne

La medarbeiderne få innblikk i resultatene. Her må de enkelte lederne på alle nivåer i organisasjonen ta på seg arbeidet og formidle undersøkelsens resultater videre ut i virksomheten.

Inviter gjerne til et oppfølgingsmøte mellom ledelse og medarbeidere i umiddelbar forlengelse av undersøkelsen, slik at alle fortsatt har undersøkelsen friskt i minne. På møtet gjennomgår dere resultatene og fremhever hva som fungerer, hva som kan forbedres, og hva som overrasker.

2. Gå i dialog om resultatet

Etter en presentasjon av resultatene er dialogen neste steg på oppfølgingsmøtet. Uansett hvilken type undersøkelse det dreier seg om, er det en god idé å involvere medarbeiderne i en åpen, ærlig og anerkjennende dialog.

Det kan være vanskelig å lytte til sannheten, men den er svært nyttig. Samtidig er det viktig at medarbeiderne føler seg sett og hørt i prosessen.

Men hvordan skal du gå frem i dialogen?

Det kan være en fordel å dele samtalen opp i to deler: dialog og diskusjon.

Dialog: I en dialog har vi fokus på å forstå den vi snakker med. Det kan for eksempel være vedkommendes tanker, verdier, intensjoner og verdensbilde. Derfor bør vi gå til dialogen med nysgjerrighet og stille utdypende spørsmål for bedre å forstå konteksten.
Diskusjon: I en diskusjon forsøker vi å ta beslutninger eller overbevise hverandre. Derfor er det viktig å vurdere undersøkelsens validitet, relevansen i forhold til konteksten, helheten i utsagnet, konsekvensene osv. — for å ta den best mulige beslutningen basert på den kunnskapen og forståelsen vi har her og nå.

Post-it-øvelsen

En god måte å involvere alle medarbeidere på er å bruke Post-it-øvelsen. Konkret får hver medarbeider en liten håndfull Post-its, hvor de skriver ned de temaene de ønsker å forbedre. Deretter får man ett minutt hver til å presentere de valgte områdene, og lappene plasseres på en vegg eller et whiteboard, slik at det tydelig fremgår hvilke områder det er størst interesse for å dykke ned i og forbedre.

Øvelsen har den fordelen at alle blir hørt, og at man først etter å ha skrevet sine Post-its får innsikt i hvilke områder som er viktige for kollegene.

Til slutt deles dere opp i mindre grupper som hver går litt mer i dybden med de forskjellige temaene.

Nå nærmer oppfølgingsmøtet seg slutten, og dere bestemmer hvilke innsatsområder som er viktigst å prioritere. De tas deretter med videre til neste del av prosessen, som er den egentlige handlingsplanen.

Finn mer inspirasjon til dialogmøtet her.

3. Utarbeid en handlingsplan

En handlingsplan kan høres ut som en tung og uoverkommelig oppgave. Og ja, det er en viktig oppgave. Derfor er det også en oppgave som krever litt energi. Så når dere går i gang med oppgaven og avgjør hvilke tiltak som er de riktige, så sørg for at dere har tid og kapasitet til arbeidet

Når du har funnet tid i kalenderen - hva er så de riktige tiltakene?

De riktige tiltakene er forskjellige fra organisasjon til organisasjon, men det er verdt å vurdere om tiltaket:

er lett eller vanskelig å gjennomføre
gir høy eller lav forventet avkastning (gjør det en forskjell for enheten?)
er økonomisk overkommelig eller urealistisk dyrt å gjennomføre
kan gjennomføres av enheten/lederen eller krever involvering av flere parter
haster eller kan vente

Fokuser på de områdene som gjør den største forskjellen med den minste innsatsen.

En gjennomprøvd metode for å gjøre tiltakene dine til konkrete mål er å sette opp SMARTE mål. Målet skal være spesifikt, målbart, attraktivt, realistisk, tidsbestemt og evaluerbart.

Ta bare disse to eksemplene, hvorav det ene er satt opp med SMARTe mål.

Hvilket er lettest å navigere etter?

Eksempel 1

Tiltak: Reduksjon av støy og uro

I det nye året vil en nedsatt arbeidsgruppe nærmere kartlegge hvilke plager fra støy og uro det er snakk om, og herfra utarbeide forslag til forbedrende tiltak.

Evalueringen skjer på møte i mars måned.

Eksempel 2

Tiltak: Forbedring av arbeidsmiljøet for å sikre ro og mulighet for konsentrasjon (attraktivt; positiv formulering)

Senest 15. februar 2025 (tidsbestemt) vil Arbeidsmiljøreprresentant Marianne Henriksen (entydig ansvar) ha intervjuet samtlige 22 medarbeidere i avdelingen for å kartlegge hvilke plager fra støy og uro det er snakk om og identifisere relevante tiltak. Arbeidsmiljøgruppen prioriterer og gjennomfører de tre viktigste tiltakene senest 1. juni 2025 (spesifikt).

Spørsmålet 'Jeg blir ikke plaget av støy rundt arbeidsplassen min' skal i 2025-målingen for hele avdelingen ha steget fra 3,2 i 2024 til 3,7 i 2025 (attraktivt, realistisk, målbart, spesifikt).

På dialogmøtet 10. november 2025 forholder vi oss til om målet er nådd (målbart).

SMARTe mål

Målet skal være:

S – spesifikt
M – målbart
A – attraktivt
R – realistisk
T – tidsbestemt

4. Følg opp handlingsplanen

Kom du igjennom handlingsplanen? Da har du bruk for en velfortjent pause.

Nå skal det gode arbeidet dere har lagt i handlingsplanen bli synlig i hverdagen, for eksempel på et whiteboard eller intranettet. Handlingsplanen skal være tilgjengelig for medarbeiderne, og de må vite hvor de kan finne den.

Samtidig er det en god idé å planlegge for eksempel kvartalsvise statusmøter om handlingsplanen. Ta ansvar for å gjennomføre de aktivitetene du er ansvarlig for, og følg opp overfor de medarbeiderne som har påtatt seg ansvaret for andre aktiviteter.

Handlingsplanen og de tiltakene dere gjør på bakgrunn av undersøkelsen, må være synlige og omtales. Kun på den måten blir medarbeiderne oppmerksomme på at det faktisk skjer endringer, og at organisasjonen ønsker å imøtekomme medarbeidernes ønsker.

5. Kommuniser om fremgang i oppfølgingsarbeidet

Husk å kommunisere regelmessig om fremdriften i oppfølgingsarbeidet, slik at de ansattes svar i undersøkelsen knyttes til handlingene og aktivitetene.

Kommuniser for eksempel via e-post, møter eller intranett om hvilke tiltak dere iverksetter, og at dette henger sammen med resultatene fra undersøkelsen. Det bekrefter for de ansatte at ledelsen tar undersøkelsene og de ansatte på alvor og handler på områdene som har potensial for forbedring.

Når oppfølgingsarbeidet gir gode resultater

Når oppfølgingsarbeidet gir gode resultater kan du virkelig lene deg tilbake og fortsette med det gode arbeidet dere allerede gjør, eller?

Både og.

De gode resultatene kan brukes til å lære på tvers av organisasjonen, og de dårlige kan være en anledning til å endre uhensiktsmessige vaner.

Samtidig er det også viktig å opprettholde de gode resultatene, og det skjer ikke nødvendigvis ved å fortsette som dere pleier. For de områdene der dere presterer godt, blir over tid tatt for gitt.

Ta for eksempel muligheten for hybridarbeid. For bare noen få år siden var det ikke av nær så stor betydning for medarbeidertilfredsheten som det er i dag.

Dere skal selvfølgelig fortsette det gode arbeidet og gi dere selv en klapp på skulderen for å ha skapt et godt arbeidsmiljø. Samtidig bør dere være oppmerksomme på trender innen trivsel på arbeidsplassen. Det aller viktigste er imidlertid å fortsette å gi medarbeiderne frie tøyler til å dele sine meninger om arbeidsmiljøet.

Kanskje er det nok med én medarbeiderundersøkelse hvert eller hvert annet år. Er det behov for hyppigere målepunkter er kanskje pulsmålinger det riktige for dere. Det fine med pulsmålinger er at de kan gjennomføres lokalt med innhold som er relevant for den enkelte enheten.

Men husk, at HR-undersøkelser generelt skal ses som et verktøy for forbedring.

Den verdiskapende oppfølgingen

Når vi snakker om oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen, kan man lett få inntrykk av at undersøkelsen er som en skinnende, ny Audi, mens oppfølgingen er en sliten tilhenger som henger etter. Sannheten er imidlertid at de to er gjensidig avhengige av hverandre, og at oppfølgingen er den avgjørende faktoren for å lykkes med undersøkelsen.

Hvis du har lest helt hit, er det forhåpentligvis tydelig at oppfølging av undersøkelsen din er svært verdifullt. Men hva hvis man verken har tid, ressurser eller overskudd til å følge opp undersøkelsen? Vil den da være bortkastet?

Nei.

Men medarbeiderne dine forventer at organisasjonen på en eller annen måte reagerer på resultatene av undersøkelsen. For hvorfor ellers måle det? Hvis resultatene ikke følges opp, vil medarbeiderne i noen grad miste tilliten til at organisasjonen ønsker å forbedre utfordringene som finnes.

Rambølls referencemåling blandt medarbejdere i virksomheder med 50+ medarbejdere.

Kom i gang med den gode oppfølgingen

Få hjelp til å identifisere områder med utviklingspotensial,
og samtidig få konkrete anbefalinger.

Få sparring på dine undersøkelser

Til slutt

Man kan kort oppsummere at uten det oppfølgende arbeidet forsvinner en stor del av hensikten med å gjennomføre undersøkelsen. Det er imidlertid ingen som forventer at du følger opp undersøkelsen til perfeksjon. Kanskje har det vært store organisatoriske endringer, høy turnover eller andre forhold som gjør oppfølgingen utfordrende.

Men følg opp så godt som omstendighetene tillater. Erfaring viser gang på gang at medarbeiderne setter pris på innsatsen, noe som fører til høyere medarbeidertilfredshet og bedre trivsel. Dette bidrar også til lavere sykefravær og økt effektivitet.

Se oppfølgingen som en naturlig forlengelse av medarbeiderundersøkelsen, og ha den i tankene gjennom hele prosessen. Da blir det enklere å lage en god oppfølging som gir avdelingen eller organisasjonen et solid løft på både prestasjons- og trivselsskalaen.

Lykke til med arbeidet!

Flemming Lorenz

Avdelingsleder og HR-ekspert

Xact By Rambøll

fel@ramboll.com

Inspirasjon

Compliance

Kontakt

Mitt Xact

Global

Mitt Xact

Hvis du har lisens

Verdien av medarbeiderundersøkelser avhenger av oppfølgingen

En verdiskapende medarbeiderundersøkelse er først og fremst en medarbeiderundersøkelse som det blir handlet på.

Oppfølgingen begynner allerede før undersøkelsen.